Reisekosten-Rechner 2026

So funktioniert der Reisekosten-Rechner

Du brauchst zehn Angaben – die meisten kennst du aus dem Kopf oder vom Tacho:

1. Art der Reise: eintägig oder mehrtägig. Das entscheidet über die Pauschalenlogik: eintägig gibt es nur bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit 14 Euro, mehrtägig bekommen An- und Abreisetag automatisch je 14 Euro – ohne jede Mindestzeit.
2. Dauer der Abwesenheit (nur eintägig): von Verlassen der Wohnung bis zur Rückkehr. Genau 8 Stunden oder weniger ergeben null Euro Verpflegungspauschale – 8 Stunden und eine Minute schon 14 Euro.
3. Volle Zwischentage (nur mehrtägig): Kalendertage mit voller 24-Stunden-Abwesenheit, je 28 Euro.
4. Anzahl Übernachtungen (nur mehrtägig): nötig nur für die 20-Euro-Pauschale ohne Beleg.
5. Gefahrene Kilometer (Hin- und Rückfahrt zusammen): Bei Dienstreisen zählen beide Wege – im Gegensatz zum Arbeitsweg, wo nur die einfache Strecke zählt.
6. Welche Fahrt möchtest du abrechnen?: Dienstreise mit 0,30 Euro je Kilometer oder Arbeitsweg mit 0,38 Euro – nur zum Vergleich, weil die Verwechslung der häufigste Fehler 2026 ist.
7. Frühstück / Mittagessen / Abendessen wurde gestellt: drei Schalter, die die Pauschale um 5,60 beziehungsweise 11,20 Euro kürzen.
8. Übernachtungskosten mit Beleg: echte Hotelkosten laut Rechnung – sie schlagen immer die Pauschale.
9. Ohne Beleg: 20-Euro-Pauschale je Nacht ansetzen: für die steuerfreie Arbeitgeber-Erstattung, wenn kein Hotelbeleg existiert.
10. Sonstige Kosten: Park- und Mautgebühren, Taxifahrten, dienstliche Telefonate – alles mit Beleg.

Deine Ergebnisse im Überblick:

• Verpflegungspauschale (vor Kürzung), Kürzung für gestellte Mahlzeiten und Verpflegungsmehraufwand (nach Kürzung): die drei Stufen der Essens-Abrechnung, damit du siehst, was die Mahlzeiten kosten
• Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisekosten gesamt: dein Abrechnungsbetrag mit jedem Posten einzeln

Durchgerechnetes Beispiel

Eine 41-jährige Vertriebsmitarbeiterin aus Leipzig fährt zu einem Kundentermin nach Dresden: von 8 bis 20 Uhr unterwegs (12 Stunden), 120 Kilometer hin und zurück mit dem eigenen Auto, Frühstück im Hotel gestellt, 6 Euro Parkgebühren.

• Eingaben: Art der Reise = eintägig, Dauer der Abwesenheit = 12 Stunden, Kilometer = 120, Fahrt = Dienstreise mit eigenem Auto, Frühstück gestellt, Sonstige Kosten = 6 Euro
• Verpflegung: 12 Stunden sind mehr als 8 Stunden, also 14 Euro Pauschale. Das gestellte Frühstück kürzt um 5,60 Euro: 8,40 Euro Verpflegungsmehraufwand
• Fahrt: 120 Kilometer mal 0,30 Euro = 36 Euro
• Übernachtung: keine, also 0 Euro; Sonstige: 6 Euro
• Reisekosten gesamt: 50,40 Euro – steuerfrei erstattbar oder als Werbungskosten abziehbar

Genau diese Voreinstellung lädt der Rechner oben. Stell den Schalter „Abendessen wurde gestellt" dazu – schon sinkt der Verpflegungsmehraufwand auf null, und du siehst den Floor live: Die Kürzung kann die Pauschale nie ins Minus drücken.

0,30 oder 0,38 Euro: Die teuerste Verwechslung des Jahres

Seit Januar 2026 gilt für den Arbeitsweg die einheitliche Entfernungspauschale von 0,38 Euro ab dem ersten Kilometer – das war die große Schlagzeile, und sie hat in unzähligen Buchhaltungen Verwirrung gestiftet. Denn für Dienstreisen gilt weiterhin die alte Kilometerpauschale von 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer. Zwei verschiedene Regeln, zwei verschiedene Zwecke:

• Dienstreise (Auswärtstätigkeit außerhalb deiner ersten Tätigkeitsstätte): 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer – Hin- und Rückfahrt zählen, also die echte Strecke. Das rechnet dieser Rechner im Standardmodus.
• Arbeitsweg (Pendeln zur ersten Tätigkeitsstätte): 0,38 Euro je Entfernungskilometer seit 2026 – nur die einfache Strecke, dafür ab dem ersten Kilometer. Keine Reisekosten, kein Erstattungsanspruch beim Arbeitgeber.

Der Unterschied kostet echtes Geld: Wer 120 Kilometer Dienststrecke fälschlich mit 0,38 Euro abrechnet, verlangt 45,60 statt 36 Euro – bei der Betriebsprüfung landet die Differenz als Nachzahlung beim Arbeitnehmer. Unser Vergleichsmodus rechnet dir beide Sätze nebeneinander vor, damit du den Irrtum nie wieder machst. Zum Arbeitsweg-Werbungskostenabzug im Detail gehört übrigens die Entfernungspauschale auf die Steuererklärung – und wer wissen will, was ihn die Kilometer daneben an echtem Sprit kosten, nutzt den Spritkosten-Rechner.

Was zieht der Rechner ab, wenn das Frühstück schon bezahlt war?

Die Verpflegungspauschale ist kein Geschenk, sondern Ersatz für Mehraufwand – und wo kein Mehraufwand entsteht, wird gekürzt. Die Regel ist simpel und hart:

• Frühstück gestellt: minus 5,60 Euro (20 Prozent des 28-Euro-Tagessatzes)
• Mittagessen gestellt: minus 11,20 Euro (40 Prozent)
• Abendessen gestellt: minus 11,20 Euro (40 Prozent)
• Floor bei null: Die Kürzung kann die Pauschale höchstens auf null Euro drücken – negativ wird sie nie

Das betrifft nicht nur das Hotelfrühstück: Bordverpflegung im Flugzeug, das Essen auf Kundeneinladung oder die Tagungsverpflegung beim Seminar zählen alle als „gestellt". Wer bei einem Geschäftsessen von Dritten eingeladen wird, kürzt dagegen nichts – entscheidend ist, wer zahlt, nicht wer isst. Und ein Detail, das Finanzämter bei Betriebsprüfungen lieben: Das Frühstück kürzt auch dann, wenn es gebucht, aber gar nicht eingenommen wurde.

Drei Dinge, die der Rechner bewusst ehrlich benennt: Erstens rechnet er die Mahlzeiten-Kürzung vereinfacht einmalig für die gesamte Reise an – Frühstück gestellt heißt 5,60 Euro Abzug von der Gesamtpauschale. Hattest du an mehreren Tagen gestellte Mahlzeiten, multipliziere selbst: drei Tage Hotel-Frühstück sind 3 mal 5,60 = 16,80 Euro Kürzung, die du in den Rechenschritten von der Pauschale abziehst. Zweitens gilt für längerfristige Einsätze die Dreimonatsregel: Wer länger als drei Monate am selben auswärtigen Tätigkeitsort arbeitet, verliert den Verpflegungsmehraufwand – nach mindestens vier Wochen Unterbrechung beginnt die Frist neu. Drittens ist die 20-Euro-Übernachtungspauschale eine reine Erstattungsregel: Dein Arbeitgeber darf sie dir ohne Beleg steuerfrei zahlen; in deiner eigenen Steuererklärung als Werbungskosten funktioniert sie dagegen nicht – dort braucht es den Beleg.

Was der Arbeitgeber dir bis zu den gesetzlichen Pauschalen erstattet, bleibt übrigens steuer- und sozialversicherungsfrei – deshalb ist eine korrekt abgerechnete Dienstreise oft mehr wert als eine Lohnerhöhung in gleicher Höhe. Den Unterschied zwischen Brutto und Netto bei Gehaltsbausteinen zeigt der Brutto-Netto-Rechner. Und was der Arbeitgeber nicht erstattet, wandert als Werbungskosten in die Anlage N und mindert so dein zu versteuerndes Einkommen – vorausgesetzt, du überschreitest mit allen Werbungskosten zusammen den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro.

Wann lohnt sich die Abrechnung in der Steuererklärung statt beim Arbeitgeber?

In der Praxis gibt es zwei Abrechnungswege, und sie schließen sich nicht aus:

• Arbeitgeber-Erstattung: Du reichst die Abrechnung ein und bekommst die Pauschalen steuer- und sozialversicherungsfrei ausgezahlt. Das ist der Normalfall – und der Grund, warum Spesen-Abrechnungen zu den wenigen Dingen gehören, die das Finanzamt ungerne anfassen darf.
• Werbungskosten in der Steuererklärung: Was der Arbeitgeber nicht oder nicht voll erstattet, setzt du selbst ab – Verpflegungsmehraufwand, Kilometerpauschale 0,30 Euro, Übernachtung mit Beleg, Reisenebenkosten. Alles in der Anlage N, alles mit Nachweis.

Aus Sicht der Firma sind Reisekosten Teil der Personalkosten: Was ein Mitarbeiter inklusive Spesen, Sozialabgaben und Umlagen wirklich kostet, zeigt der Arbeitgeber-Lohnkosten-Rechner – dort siehst du, warum Unternehmen Dienstreisen inzwischen mit Pauschalgrenzen statt mit offenen Budgets steuern. Für dich als Reisender bleibt die goldene Regel: Abrechnung zügig einreichen. Wer mehrere hundert Euro Auslagen Wochen oder Monate vorstreckt, verschenkt bares Geld – wie viel dir ein solcher Betrag inzwischen auf einem Tagesgeldkonto abwerfen würde, zeigt der Tagesgeld-Zins-Rechner. Und wer nach der Dienstreise zuhause auf den nächsten Kostenhebel schaut: Auch der laufende Haushalt frisst Budget – wo du dort ansetzt, zeigt der Stromkosten-Rechner.

Beschäftigte im öffentlichen Dienst kennen zusätzlich eigene Erstattungsregeln nach Landesreisekostengesetzen; was dort monatlich brutto ankommt, rechnet der Öffentlicher-Dienst-Rechner aus.

Formel

Reisekosten_gesamt = Verpflegung_netto + Fahrtkosten + Übernachtung + Sonstige

Verpflegung_brutto = eintägig ? (Abwesenheit > 8 h ? 14 : 0)
                                : (14 + 14 + Zwischentage × 28)
Kürzung = (Frühstück ? 5,60 : 0) + (Mittag ? 11,20 : 0) + (Abend ? 11,20 : 0)
Verpflegung_netto = max(0; Verpflegung_brutto − Kürzung)
Fahrtkosten = Kilometer × 0,30   (Vergleichsmodus: Kilometer × 0,38)
Übernachtung = Beleg > 0 ? Beleg : (Pauschale_an ? Nächte × 20 : 0)

Variablen: Alle Beträge in Euro, Stand 2026. Zwischentage sind Kalendertage mit voller 24-Stunden-Abwesenheit; An- und Abreisetag zählen automatisch mit je 14 Euro, ohne Mindestabwesenheit. Die Kilometerpauschale gilt je gefahrenem Kilometer für Dienstreisen mit dem eigenen Pkw; der 0,38-Euro-Vergleich bildet die Entfernungspauschale für den Arbeitsweg ab (einfache Strecke, ab erstem Kilometer). Die Mahlzeiten-Kürzung rechnet der Rechner vereinfacht einmalig auf die Gesamtreise an – bei gestelltem Essen an mehreren Tagen die Beträge pro Tag selbst multiplizieren (5,60 beziehungsweise 11,20 Euro) und vom Pauschalentotal abziehen.

So ist dieser Rechner entstanden

Dieser Rechner ist entstanden, weil die 0,30-gegen-0,38-Verwechslung Anfang 2026 in fast jeder Buchhaltung für falsche Abrechnungen sorgte – kein frei verfügbares Tool stellte den Unterschied klar gegenüber. Er baut deshalb einen expliziten Vergleichsmodus ein und macht die Mahlzeiten-Kürzung mit ihren Cent-Beträgen transparent, statt sie als undurchsichtige Pauschale zu verstecken.